La era digital avanza y las normativas fiscales no son la excepción. La Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) ha lanzado un nuevo sistema para revolucionar la facturación electrónica en España: Verifactu. Este sistema, alineado con los principios de la Ley Crea y Crece, tiene como objetivo optimizar la gestión de facturas electrónicas en el país, al tiempo que combate problemas como el fraude fiscal y el blanqueo de capitales. A medida que se acerca la fecha de implementación obligatoria, conocer cómo funciona Verifactu y sus implicaciones es esencial para cualquier autónomo o empresa.
Este artículo detalla en profundidad qué es Verifactu, sus requisitos, las características de la nueva plataforma, las fechas clave para su entrada en vigor, y a quién afecta esta nueva regulación. Si eres profesional autónomo o tienes una empresa, esta información te permitirá prepararte adecuadamente para cumplir con la normativa de facturación electrónica de 2024.
¿Qué es Verifactu?
Verifactu es el sistema de validación de facturas electrónicas que ha lanzado la AEAT en el marco de la Ley Crea y Crece. Su propósito es modernizar el proceso de emisión de facturas, facilitando la digitalización y trazabilidad de cada transacción. En esencia, se trata de un sistema que impone un estándar para emitir y registrar facturas electrónicas, asegurando que cada documento cumpla con los requisitos de integridad y seguridad.
La implementación de Verifactu se basa en el compromiso del gobierno español de adoptar una política de transparencia en el ámbito fiscal. Al exigir que todas las facturas electrónicas se emitan bajo un esquema unificado, la AEAT pretende prevenir la evasión fiscal y asegurar que cada operación esté debidamente documentada y controlada. Esto representa un avance en la lucha contra la economía sumergida, al limitar las oportunidades de emitir facturas falsas o alterar registros contables.
Objetivos de Verifactu
Con la implementación de Verifactu, el gobierno español espera lograr varios objetivos clave:
- Reducción del fraude fiscal: Al establecer un sistema de verificación y validación de cada factura emitida, se disminuye el riesgo de falsificación y se asegura una trazabilidad que permite a la AEAT monitorear las actividades comerciales de forma más eficiente.
- Digitalización obligatoria: El sistema busca acelerar la transformación digital, exigiendo a los autónomos y empresas que adopten la facturación electrónica, eliminando el uso de documentos impresos o manuales como los creados en Word o a mano.
- Facilidad de auditoría y control: Con un sistema centralizado y estandarizado, la AEAT puede realizar auditorías más rápidas y eficaces, identificando irregularidades en tiempo real y optimizando el proceso de supervisión fiscal.
¿Cómo funciona Verifactu?
Para cumplir con la normativa de Verifactu, los profesionales y empresas deberán utilizar un sistema de facturación que esté homologado y adaptado a los requisitos específicos de la AEAT. Estos requisitos están detallados en la Orden Ministerial de Verifactu 2024, la cual establece las características técnicas y operativas que deben cumplir las aplicaciones de facturación compatibles.
Características clave del sistema de Verifactu
A continuación, se presentan las principales características que debe tener cualquier aplicación de facturación adaptada al sistema Verifactu:
- Registro de facturación para cada emisión: Cada vez que se emita una nueva factura, el sistema deberá generar un registro único de facturación. Este registro será enviado a la AEAT para su validación y control. Es fundamental que este proceso sea automático, para evitar manipulaciones o alteraciones en los datos registrados.
- Inalterabilidad de los registros: La normativa de Verifactu establece que los registros de facturación deben ser inalterables, es decir, no se podrán modificar una vez emitidos. Esto garantiza que la factura permanezca intacta y auténtica desde el momento en que se emite, reduciendo la posibilidad de fraude mediante la alteración de los datos.
- Conservación y accesibilidad: Cada factura deberá ser legible, accesible y conservada en el tiempo. Los sistemas de facturación deberán asegurar que las facturas puedan ser consultadas y auditadas cuando sea necesario, sin perder su integridad o validez legal.
- Envío automatizado a la AEAT: La normativa requiere que las aplicaciones de facturación envíen los registros de manera automatizada a la AEAT. Sin embargo, también se permite la opción de almacenar los registros internamente, siempre y cuando se garantice su integridad y se esté en condiciones de remitirlos al organismo fiscal en el momento requerido.
- Historial de trazabilidad: Verifactu demanda que cada aplicación de facturación mantenga un historial de todas las facturas emitidas. Esto permite que, en cualquier momento, se pueda verificar la trazabilidad de la factura y asegurar que no ha sido modificada o eliminada.
Opciones de software para cumplir con Verifactu
Para cumplir con las disposiciones de Verifactu, las empresas y autónomos no están obligados a adquirir un software de facturación específico de pago. Existen dos opciones:
- Software de terceros: Los contribuyentes pueden optar por utilizar aplicaciones de facturación desarrolladas por terceros, siempre que estén certificadas y cumplan con todos los requisitos especificados por la normativa de Verifactu 2024.
- Sistema Verifactu de la AEAT: La propia AEAT ofrecerá una opción gratuita a través de su plataforma, conocida como el Sistema Verifactu. Este sistema permitirá la emisión y verificación de facturas electrónicas sin costo adicional.
La elección entre estos dos tipos de software dependerá de las necesidades y preferencias de cada empresa o profesional. Sin embargo, es importante destacar que, independientemente de la opción seleccionada, todos deberán cumplir con los requisitos técnicos y operativos exigidos por Verifactu.
Fechas de implementación de Verifactu
La implementación de Verifactu es un proceso gradual, con plazos específicos para distintos tipos de empresas. La normativa ya ha sido aprobada, y la fecha clave de entrada en vigor es el 1 de julio de 2025. A partir de esa fecha, todas las empresas y autónomos estarán obligados a emitir sus facturas electrónicas a través de un sistema compatible con Verifactu.
Plazos para diferentes contribuyentes
- Empresas con una facturación superior a 8 millones de euros anuales: Estas empresas deberán cumplir con la normativa un año después de su aprobación, es decir, tendrán que adoptar Verifactu en julio de 2024.
- Resto de empresas y autónomos: Para aquellos cuya facturación sea inferior a 8 millones de euros, se les concede un plazo adicional de dos años. La obligatoriedad de Verifactu entrará en vigor para ellos en julio de 2025.
- Excepciones: Los únicos excluidos de esta normativa son aquellos contribuyentes que operan en territorios forales y las empresas acogidas al Suministro Inmediato de Información (SII). Estas entidades ya cuentan con sistemas de control de facturación que cumplen con los requisitos de transparencia y trazabilidad.
Costos de Verifactu: ¿es un sistema gratuito?
Es importante aclarar que Verifactu en sí es un estándar de validación de factura electrónica, mientras que el Sistema Verifactu es la plataforma gratuita proporcionada por la AEAT para emitir facturas electrónicas de manera oficial. Aunque se espera que existan aplicaciones de terceros que ofrezcan características adicionales o mejoradas, la plataforma básica de la AEAT estará disponible sin costo para todos los contribuyentes.
¿Es obligatorio incluir un código QR en cada factura?
Sí, una de las novedades de Verifactu es la obligación de incluir un código QR en cada factura emitida. Este código actúa como un identificador único que permite verificar la autenticidad de la factura. La inclusión del QR depende del sistema de facturación que se utilice, ya sea un software de terceros o el propio Sistema Verifactu de la AEAT. Este código de verificación es un paso adicional hacia la transparencia y seguridad en la facturación electrónica, facilitando la auditoría y control de las operaciones.